4 tips om de total cost of ownership van flexibele werknemers te optimaliseren

In de wereld van procurement wordt de term Total Cost of Ownership (TCO) vaak gebruikt om inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van een aankoop gedurende de volledige levenscyclus van een product of dienst. 

Hoewel TCO traditioneel wordt geassocieerd met kosten zoals aankoop, onderhoud, en afschrijving van bijvoorbeeld de IT-infrastructuur en leasewagens, is het als werkgever ook belangrijk om de TCO van je tijdelijke werknemers in kaart te brengen. Caroline Koterba, Operational Excellence Manager van SD Worx Jobs voor Large Enterprises, geeft je 4 tips om de TCO van je flexibel of uitzendpersoneel onder controle te houden.  
 

Start met het in kaart brengen van de huidige processen op vlak van forecasting, werving en selectie, onboarding, poolmanagement en planning, administratie en facturatie, rapportage, HSEQ (health, safety, environment en quality) en meer. Wie doet er wat, wanneer en hoe? Vervolgens kan je onderzoeken welke stappen in deze processen geoptimaliseerd kunnen worden en waar automatisering mogelijk is. 

“Zo realiseerden we voor een bedrijf actief in de voedingsindustrie een tijdsbesparing van 1 uur per week door een optimalisatie in de prefacturatie door te voeren. Bovendien werd de foutenlast met 90% verminderd, wat zowel bij de klant als bij SD Worx voor extra tijdswinst zorgde,” aldus Caroline Koterba.

“In een ander geval, bij een schoonmaakbedrijf, werd werkkleding al bij de screening aan kandidaten verstrekt. Dit leidde tot aanzienlijke kosten, vooral wanneer kandidaten uiteindelijk niet in dienst traden. Samen met de klant hebben we dit probleem opgelost door een centrale oplossing te implementeren, wat de kosten aanzienlijk verlaagde.

Om processen te optimaliseren en automatiseren, heb je de juiste tools nodig. Dat brengt ons bij de volgende stap om de TCO van je personeel onder controle te houden.  
 

Welke tools gebruik je in de verschillende processen? Elke organisatie heeft een unieke mix van tools, variërend van SAP tot op maat gemaakte oplossingen. Door de tools te koppelen, vermijd je manuele fouten en verhoog je de efficiëntie.

Een voorbeeld uit de praktijk: Bij een bedrijf in de logistieke sector was veel handmatige invoer nodig om persoonsgegevens van het een systeem naar het andere over te zetten. Dat proces was foutgevoelig en vereiste een reeks handelingen door verschillende medewerkers.

“We hebben hiervoor een maatwerkoplossing ontwikkeld waarbij de gegevens van uitzendkrachten nu automatisch van het SD Worx-programma naar het systeem van de klant worden verzonden. Het resultaat? Een aanzienlijke tijdsbesparing. Tijdens piekperiodes zetten we meer dan 1000 uitzendkrachten in voor een periode van drie weken. Handmatige invoer kostte gemiddeld 1,5 minuut per kandidaat, waardoor we nu 8 uur per week besparen,” aldus Caroline.

Deze automatisering levert ook efficiëntiewinst op in elke schakel van het proces. Dit heeft een positieve impact op de nauwkeurigheid van facturatie en rapportage, wat een extra tijdsbesparing van 1 uur per week oplevert.  
 

Het detecteren van mogelijkheden voor efficiëntieverbeteringen vereist een grondige kennis van de bestaande systemen, een analytische geest, en vooral een kritische blik. Hierbij evalueer je regelmatig de noodzaak, de bestaande oplossing en mogelijke nieuwe systemen en oplossingen. Dit is een continu proces dat leidt tot het belangrijke principe van 'continuous improvement'.

Continuous improvement draait om voortdurende verbetering. Door systematisch de huidige processen te analyseren en optimalisatiekansen te identificeren, kan je zowel de effectiviteit als de efficiëntie binnen de organisatie verhogen. Het is belangrijk om steeds kritisch te blijven en bestaande handelingen regelmatig te herzien. Zo kan je blijven innoveren en verbeteren.   
 

Een derde tip om de TCO van je personeel onder controle te houden is forecasting. Door middel van forecasting kun je voorspellingen doen op basis van historische data van je bedrijf, gecombineerd met data van vergelijkbare bedrijven en partners.

Forecasting stelt je in staat om je personeelsplanning zo optimaal mogelijk op te maken. Zo voorkom je dat je in rustige periodes te veel mensen aan het werk hebt en tijdens drukke periodes te weinig. Bij een van onze klanten in de voeding leidde de forecast tot de conclusie dat we tijdens schoolvakanties gemakkelijk goed opgeleide studenten konden inschakelen.

Het resultaat? Lagere personeelskosten in die periode, goed voor een fikse besparing op jaarbasis. Door forecasting effectief in te zetten, kun je beter anticiperen op toekomstige personeelsbehoeften. Zo bespaar je kosten en verhoog je de efficiëntie. 

Bij een van onze klanten steeg de verhouding jobstudenten versus vaste arbeiders van 10%-15% naar 25%-30% in sommige maanden, zelfs buiten de zomerperiode om. Dat had een aanzienlijk positief effect op de loonkosten en zorgde voor extra flexibiliteit tijdens drukke periodes. De gemiddelde loonkosten daalden in periodes waarin veel studenten werden ingezet met €1 tot €3 per uur.   
 

Een vierde tip om de TCO van je personeel te beheersen, is te focussen op retentie en werknemerstevredenheid. Het vervangen van vertrekkend personeel brengt immers aanzienlijke kosten met zich mee. Daarnaast leidt (langdurig) ziekteverzuim tot hogere werkdruk voor de overige medewerkers, wat het risico op nog meer uitval verhoogt.

Een gezonde en stimulerende werkomgeving, met voldoende aandacht voor interne coaching en persoonlijke ontwikkeling zorgt voor een hogere werknemerstevredenheid, met een hogere retentie als gevolg. 

Wil je meer focussen op de persoonlijke ontwikkeling van je werknemers en je kosten onder controle houden? Met subsidies kunnen de kosten van opleidingen worden teruggevorderd, inclusief het volledige dagloon van een uitzendmedewerker gedurende de opleiding. Bij SD Worx Jobs verzorgen wij het volledige subsidieproces van A tot Z voor onze klanten.